Société de Médecine des Voyages

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Règlement intérieur de la Société de Médecine des Voyages

Propos liminaires

Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser le mode de fonctionnement de la Société de Médecine des Voyages (SMV). Sa relecture et sa révision doivent être réguliérement assurées par le Conseil d'Administration (CA) de la SMV. Les modifications éventuelles seront présentées à l'assemblée générale statutaire annuelle. Il est remis à chaque membre lors de son inscription.

Article 1 : Le Conseil d’Administration
Cet article est rédigé en référence au Titre II, articles 5 à 7 des Statuts

Alinéa 1 : Attribution
Le CA débat et se prononce sur la politique générale, la prospective de la SMV et sur les orientations budgétaires, il est responsable devant l'Assemblée Générale de la SMV. Le bureau est chargé de la mise en œuvre des décisions du CA dans le respect de la règlementation en vigeur.

Alinéa 2: Composition
Le Conseil d’Administration (CA) de la Société de Médecine des Voyages (SMV) est composé d'un maximun de 18 membres élus pour 6 ans par l’Assemblée Générale.

Alinéa 3 : Éligibilité
Peuvent faire acte de candidature, toute personne physique membre de la SMV depuis au moins 2 ans et à jour de ses cotisations au moment du dépôt de candidature.

Alinéa 4 : Modalités de l’élection

Candidature
L’appel à candidature est communiqué aux membres de la SMV 3 mois avant la date prévue de l’élection.
Les membres de la SMV éligibles, qui désirent se présenter au CA, font acte de candidature par écrit. Les candidatures sont reçues par courrier jusqu’à 45 jours avant la date prévue de l’élection.
Les candidats se présentent aux électeurs en rédigeant une fiche d’une page maximum qui comporte :
(1) un Curriculum vitae abrégé –
(2) la mention des activités qu’il a déjà réalisées au sein de la SMV ou en collaboration avec celle-ci –
(3) les propositions d’activités qu’il s’engage à entreprendre au sein de la SMV s’il est élu –
(4) Les candidats s’engagent par écrit à signaler tout conflit d’intérêt pouvant survenir lors de l’exercice de leur mandat.
5) Pour les membres sortants du CA, l'ancienneté au sein du CA et le nombre de participations aux réunions du CA et de la SMV doivent être précisés.
Le CA vérifie la conformité des candidatures aux statuts et au présent règlement.

Bulletin de vote
Le bulletin de vote comprend le Nom écrit en majuscule, le prénom, puis la ville d'exercice déclaré et le statut professionnel déclaré. La présentation des différents candidats sera effectuée après tirage au sort. Le modèle de bulletin de vote est annexé au présent règlement.

Vote
Chaque membre de la SMV à jour de ces cotisations est électeur. Le vote est secret
Les élections au CA se déroulent sur un tour selon une procédure de vote par correspondance. La convocation à l’élection, le matériel de vote (un bulletin de vote, une enveloppe de couleur, une enveloppe de retour avec émargement) et les fiches de présentation individuelle des candidats sont communiqués aux électeurs 30 jours avant la date prévue de l’élection.

Procédure de vote
Le bulletin rempli est placé dans l'enveloppe de couleur qui ne doit comporter aucune indication. Cette enveloppe est placé dans l'enveloppe retour qui doit impérativement comportere les mentions d'émargement. Ces enveloppes doivent parvenir au Secrétariat Général de la SMV au plus tard 7 jours avant la date prévue de l’élection au CA.

Procédure de dépouillement
Le dépouillement des bulletins de vote est public. Un bureau électoral est constitué sous l'égide du Secrétaire Général (ou, le cas échéant, de son représentant). Il comprend 5 membres titulaires de la SMV dont 2 sont issus du CA et a pour charge de contrôler les opérations de vote et d'effectuer le dépouillement.

Seront déclarés Nuls, les votes pour lesquels
- les enveloppes ne comportent pas d'émargement
- les enveloppes contiennent plus d'un bulletin
- les bulletins présentent un signe distinctif
- les bulletins raturés ou surchargés d'une mention manuscrite
- les bulletins comportent un nombre de noms cochés supérieur au nombre postes à pourvoir

Seront déclarés Blancs, les votes pour lesquels
- les enveloppes ne contiennent pas de bulletins
- les bulletins ne comportent aucun nom coché

En cas de litige et après débat du bureau électoral, la voix du Secrétaire Général est prépondérante. Il est dressé procés-verbal du dépouillement signé par le bureau électoral et archivé.

Proclamation des résultats
A la suite du vote les candidats sont classés par ordre décroissant des voix obtenues. Sont déclarés élus les candidats ayant obtenus le plus de voix, jusqu’à concurrence des sièges disponibles. En cas de résultats exaequo pour le 18ème siège à pourvoir, à défaut d'une conciliation, un tirage au sort sera effectué pour désigner le candidat retenu.

Contestations, litiges et appels
Tout litige ou contestation concernant le vote devra être effectué par un courrier argumenté adressé en recommandé avec accusé de réception (AR) au Secrétaire Général dans les 7 jours suivant la proclamation des résultats. Après consultation du bureau électoral, une réponse documentée sera publiée dans les 7 jours et annexé au Procés Verbal.

Convocation de la première réunion
Le Secrétaire Général sortant, en concertation avec les nouveaux élus convoque une réunion du nouveau CA dans les 2 semaines suivant la proclamation des résultats. Au cours de cette réunion le CA désigne son nouveau bureau et son organigramme.

Fonctionnement du Conseil d'Administration

Déclaration de conflits d'intérêt
En début de mandat puis chaque année, les adminstrateurs déclarent les éventuels conflits d'intérêt auxquels ils peuvent être confrontés dans l'exercice de leur mandat. Les déclarations sont archivées par le Secrétaire Général et tenu à la disposition des membres de la SMV à jour de leur cotisation sur demande écrite.

Prise en charge
Afin que les administrateurs puissent remplir leurs fonctions électives en toute sérénité, les frais de déplacements pour leur participation au conseil d'administration sont pris en charge par la SMV, sur présentation des titres de transports, ou s'il a lieu en voiture, sur la base du barème fixé par l'administration fiscale.

Tenue des réunions
Une feuille d'émargement datée doit être signée par chacun des participants. ll est tenu Procés Verbal (PV) des réunions du CA sur lequel les présences et absences excusées ou non seront rapportées. Le PV provisoire des CA est adressé aux administrateurs présents qui disposent de 15 jours pour l'amender. Passé ce délai, le PV de la réunion est considéré comme définitif et devra être validé par le CA avant diffusion.

Présence et absence des administrateurs
Les administrateurs s'engagent à participer de manière assidue aux réunions du CA. Ceux qui n'auraient pas participer à au moins 4 réunions du CA en deux ans seraient exclus de facto. La même sanction sera appliquée à ceux qui cumuleraient 3 absences consécutives non excusées.
Au cas où la situation professionnelle d'un membre du CA l'empéche d'exercer temporairement son mandat, une suspension d'un an maximum non renouvelable peut être accordée sur avis motivé du CA. Au delà, ce membre est considéré comme démissionnaire.

Procédure d'urgence
En cas de nécessité et de contrainte de délai entre la tenue de deux CA, le Président ou le Vice-Président, et le Secrétaire Général, avec le ou les membres demandeurs de la SMV et le cas échéant le responsable de la commission concernée, peuvent, en concertation prendre une décision provisoire d'engagemment la SMV dont le Trésorier sera tenu informé sans délai. Cette décision est impérativement présentée et débattue au CA suivant qui statuera sur son acceptation définitive.

Procédures d'exclusion et de démission
L'exclusion d'un administrateur par le CA est signifiée à celui-ci par lettre recommandée AR, il dispose de 7 jours pour faire appel de cette décision.
La démission d'un admistrateur sera formulée par lettre recommandée AR auprès du Secrétariat Général, un délai de 7 jours sera observé avant que cette démission soit définitivement acceptée.

Renouvellement partiel du CA
En cas d'exclusion ou de démission d'un ou plusieurs membres du CA, il est procédé à une élection partielle au plus tard dans l'année qui suit. L'organisation de cette élection partielle est sous la responsabilité du Secrétariat Général.

Article 2 : Les Assemblées générales
L'Assemblée Générale Ordinaire et l'Assemblée Générale Extraordinaire sont définies par le Titre II, article 8 des statuts.
Seuls les membres titulaires à jour de leur cotisation peuvent prendre part au vote.
Le vote par procuration est possible. Un membre de la SMV désirant voter par procuration, peut donner pouvoir à un autre membre de la SMV. Ce pouvoir doit être signifié par écrit. Un membre de la SMV ne peut être en possession de plus de 3 pouvoirs.
Le jour de l'Assemblée Générale, chaque personne présente émarge en son nom propre et au nom de la ou les personnes qu'elle représente(nt). A l'ouverture de l'Assemblée Générale, le Président désigne le bureau de l'Assemblée qui comprend le Secrétaire Général, ou le cas échéant son représentant, et cinq membres dont deux font partie du CA. Ce bureau procéde à la répartition par tirage au sort parmi les membres présents des procurations en blanc et du des procurations nominales émises en surnombre (au delà de 3 par membre). Il assure le compte-rendu de l'Assemblée et supervise le bon déroulement des opérations de vote.
Pour l'Assemblée générale statutaire, le rapport moral et le rapport financier sont mis à disposition des membres lors de l'émargement.
Sur décision préalable du CA une procédure de vote par correspondance peut être mise en place, le matériel de vote est alors adressé avec la convocation à l'Assemblée Générale.

Article 3: Fonctionnement de la SMV en commissions
article rédigé en référence du titre I, article 2 des statuts
Afin d’atteindre les principaux buts de la SMV, des commissions sont mises en place. Chaque commission comprend un nombre non limité de membres de la SMV et rend compte de son activité au CA.
La liste des contacts des différentes commissions figure en annexe au présent règlement.
Le responsable de la commission est désigné par le CA parmi les membres de la SMV, il présente la composition de sa commission au CA qui l'avalise.
Le rapport d'activité de chaque commission est présenté au CA, après avis, il est intégré dans le rapport moral pour être présenté lors de l'assemblée générale statutaire.

Alinéa 1 : commissions permanentes
La commission pédagogie & enseignement
La commission pédagogie a en charge la coordination des enseignements et des FMC dispensés au sein ou sous l'égide de la SMV. Elle assure le lien avec les universités et les équipes enseignantes et contribue à la définition et à l'harmonisation des programmes d'enseignements en médecine des voyages. Elle favorise les contacts entre les équipes enseignantes.
La SMV est reconnue comme organisme de formation permanente (enregistrement 11753671575), à ce titre, elle est impliquée dans la formation médicale continue. La commission de pédagogie est responsable de la validation des formations réalisées sous l'égide de la SMV.
Elle participe à la formation continue des membres de la SMV et contribue à établir des passerelles ou collaboration avec d'autres organismes intéressés aux mêmes problématiques
La commission "recherche"
Elle met en place et coordonne des études épidémiologiques ou travaux de recherche appliquée en rapport avec les centres d'intérêts de la SMV. Elle émet un avis sur les projets proposés par les membres de la SMV avant leur soumission au CA. Elle favorise les contacts entre les membres et éventuellement les instances scientifiques extérieures. Elle contribue à établir des passerelles ou collaboration avec d'autres organismes intéressés aux mêmes problématiques. Elle prend part à la veille documentaire et au suivi des alertes épidémiologiques.
La commission informatique
Elle définit la politique des moyens informatiques de la SMV et la met en œuvre conformément à l'article 7 du présent règlement.
Le comité éditorial
Le comité éditorial est une commission spécifique responsable de la politique éditoriale de la SMV et de ses publications. Il est organisé en groupes de travail ayant chacun une compétence particulière. Il comprend actuellement trois groupes : La Lettre de la SMV, Le Guide, Les autres publications (Les maux du voyage, …). En lien avec la commission informatique, elle participe à l'élaboration et à la validation du contenu du site internet de la SMV.

Alinéa 2 : commissions temporaires
De façon à faire face à des demandes ponctuelles, limitées dans le temps, le CA se réserve la possibilité de mettre en place des commissions temporaires dont les membres sont nommés par le CA. Ces commissions rendent compte directement au CA.
La commission congrès – réunions scientifiques
La commission congrès – réunions scientifiques a en charge l'organisation des manifestations : biennale, journées d’automne et de printemps en relation avec les équipes locales organisatrices, séminaires de formation médicale continue proposée par la SMV. Elle est organisée en groupe de travail ayant chacun en charge une manifestation.

Alinéa 3 : fonctionnement des commissions
Les commissions rendent compte de leurs travaux au CA et lors de l’Assemblée Générale. Tout engagement financier est soumis à l'accord préalable du CA. De même l'engagement institutionnel de la SMV dans un partenariat fera l'objet d'une information et d'un accord préalable du CA.
Toute utilisation des données recueillies sous l'égide de la SMV fera l'objet d'une mention claire de son origine. En cas de publication scientifique, l'ordre des signataires sera conforme aux usages en vigueur et définit préalablement d'accord parties (première, seconde et dernière places réservées aux rédacteurs et concepteurs du travail, autres signataires au prorata des inclusions d'observations).

Article 4: Aspects financiers
Article rédigé en référence au titre III des statuts
Le fonctionnement de la trésorerie de la SMV doit se conformer aux lois et à la réglementation en vigueur.
Cotisation
-Le montant de la cotisation annuelle à la SMV est soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale. Il est proposé par le CA,
Pour l’année 2005, il est de :
25 Euro pour les infirmiers et les infirmières
50 Euro pour tous autres membres titulaires
Une réduction de 50 % est instaurée pour les étudiants, sur justificatifs et pour les retraités.
Une somme de 15 euro est obligatoirement perçue en sus de la cotisation de 50 euro pour tous les paiements effectués par un tiers (administration ou association)
Un reçu fiscal sera adressé dans le courant du mois de janvier de l'année civile suivante aux sociétaires ayant réglé par un chèque personnel.

Budget
Budget prévisionnel
Le budget prévisionnel d’une association est un acte politique majeur. Il oriente les décisions et en régit le fonctionnement financier.

Discussion et approbation
La politique d'orientation des dépenses de la SMV est présentée par le Président. La discussion des modalités d'application doit être effectuée en CA, en présence des responsables des commisssions. Si un consensus ne se dégage pas spontanément après argumentation détaillée, un vote à bulletin secret sera réalisé.

Suivi
Le suivi du budget représente un instantané de l'état financier de la SMV, il est assuré sous la responsabilité du Trésorier et régulièrement présenté au CA.

Amortissement
Les amortissements courants de la SMV seront réalisés sur trois ans

Recettes et dépenses exceptionnelles
Présentation des comptes
Les comptes de la SMV sont organisés suivant le plan comptable simplifié annexé au présent document.


Article 5: Aspects juridiques et bonnes pratiques
En cours de discussion,
il définira les bonnes pratiques concenrant relations les droits de copies des documents produits par la SMV, l'utilisation du nom, du logo, l'affectation des droits d'auteurs éventuels perçus.
Les modalités de signature de contrats, d'accords, d'engagement et de délégation.

Article 6: Relations extérieures
Dans le cadre des relations extérieures, nationales ou internationales, toute décision impliquant un engagement financier nécessite un avis préalable du CA.
De même, dans le cadre de ces relations, la demande d'utilisation du nom ou du logo de la SMV doit être motivée et formulée par écrit.
Relations extérieures nationales
Les relations extérieures nationales recouvrent les relations avec: les autres sociétés savantes nationales, les autorités ministérielles, les médias, l’industrie pharmaceutique, l’industrie du tourisme, les associations de médecins ou de professionnels de santé.
Elles sont coordonnées, sous l'égide du CA, par le Président de la SMV ou le Vice-Président, un autre membre désigné peut agir par délégation écrite du Président.
Relations internationales
Les relations extérieures internationales ont pour but de promouvoir la présence et l’activité de la SMV au niveau international. Elles recouvrent les relations avec: d'autres sociétés savantes internationales, les autres sociétés de médecine des voyages étrangères et l’International Society of Travel Medicine, l'industrie pharmaceutique et les autorités de santé étrangères ou internationales.
Elles sont coordonnées, sous l'égide du CA, par le Président de la SMV ou le Vice-Président, un autre membre désigné peut agir par délégation écrite du Président.

Article 7: Organisation des journées scientifiques
Deux réunions scientifiques ont lieu chaque année, dans la mesure du possible, l'une au printemps, l'autre à l'automne. Ces réunions ont lieu alternativement à Paris puis dans une autre ville, la SMV déléguant à l'un de ces sociétaires l'organisation de cette manifestation. Dans ce cas, le CA de la SMV se réserve un droit de regard sur l'organisation scientifique et matérielle de la manifestation et reste garant de l'utilisation de nom de la SMV. Un cahier des charges dont le modèle est annexé au présent règlement définira les modalités de travail et d'organisation. La SMV participera à raison de 30 % du résultat financier (bénéfices ou éventuel déficit) de cette manifestation.
Les années paires, la SMV organise une réunion scientifique nommée "la biennale de la SMV".

Article 8: Utilsation du nom de la SMV et de son logo
Dans tous les cas, un accord préalable du CA est nécessaire, le Président est responsable du bon usage du nom et du logo de la SMV. Pour les relations extérieures, comme convenu dans l'article 6 du présent règlement, la demande d'utilisation du nom ou du logo de la SMV doit être motivée et formulée par écrit.

Article 9: Outils Informatiques de la SMV
L'utilisation des outils informatiques de la SMV doit se conformer aux lois et à la réglementation en vigueur.
La structure, le contenu et le fonctionnement du site internet de la SMV, des listes de diffusion, de l'outil de sondage et de tous les produits dérivés font l'objet d'une charte spécifique annexée au présent règlement.